Getting Things Done

Getting Things Done (zkráceně GTD) je metoda organizace práce vytvořená americkým koučem Davidem Allenem, která se orientuje zejména na kroky spojené s řízením pracovního procesu. Konkrétně se zaměřuje na kontrolu nad tímto procesem.

Tuto kontrolu uskutečňuje prostřednictvím 3 bodů:
• pětifázový proces řízení
• model přirozeného plánování
• úrovně soustředění

Pětifázový proces řízení

Proces se skládá z 5 kroků:
1. Capture – Sesbírej
2. Clarify – Zpracuj
3. Organise – Zorganizuj
4. Reflect – Zhodnoť
5. Engage – Udělej

1. Capture – Sesbírej

První základní krok se zaměřuje na sesbírání všech záležitostí do tzv. „schránky“.

Touto schránkou mohou být jak fyzické pořadače a šanony, tak například inbox v e-mailu nebo složka v počítači.

Všechny záležitosti, nápady, informace, úkoly apod. se poté ukládají právě do těchto schránek.

3 pravidla pro schránky

Aby byl tento systém užitečný, platí zde 3 základní pravidla:
1. Každý problém musí být někde zachycený (papír, e-mail…)
2. Počet schránek musí být co nejmenší, ale zároveň dostačující.
3. Obsah stránek se musí pravidelně vyprazdňovat (tzn. záležitosti se musí zpracovat).

2. Clarify – Zpracuj

V této fázi dochází ke zpracování obsahu schránek.

Základní požadavek na tuto fázi je, že se nic nevrací zpět do schránky. To znamená, že jakmile se rozhodneme nějakou záležitost zpracovat, musíme to i dokončit. Je tedy důležité se rozhodnout, která položka ve schránce je v daném okamžiku realizovatelná.

Záležitosti, které hodláme realizovat, můžeme buďto udělat, delegovat nebo odložit na později.

Pokud nastane situace, kdy zpracování dané záležitosti vyžaduje její rozdělení na více kroků, musíme založit tzv. projekt.

3. Organise – Zorganizuj

Třetí fáze se zaměřuje na rozdělení zpracovaných položek do 5 různých míst:

1. Další kroky

Dalším krokem rozumíme jakoukoliv realizovatelnou, fyzicky viditelnou činnost vedoucí k nějakému výsledku. Tyto kroky se zapisují pomocí tzv. „akčních sloves“ (napsat, udělat, zavolat…) a rozdělují se do seznamů podle pomůcek nebo prostředí nutných pro jejich provedení (počítač, telefon, práce).

2. „Čekám na…“

Na toto místo se ukládají položky, které jsme delegovali (tzn. pověřili někoho jiného jejich splněním). Tyto položky jsou vedeny na speciálním seznamu.

3. Projekt

Projekty, jak jsme si již zmínili ve druhém kroku, slouží pro ty záležitosti, k jejichž splnění je potřeba více kroků. Jsou také vedeny na speciálním seznamu a pravidelně kontrolovány a přehodnocovány.

4. Někdy/Možná

Toto místo je seznamem pro nerealizovatelné položky, u kterých ještě nevíme jistě, zda je budeme chtít realizovat.

5. Kalendář

Do kalendáře si zapisujeme události, které mají pevně stanovený termín, kdy mají proběhnout.

4. Reflect – Zhodnoť

Tento krok se dělí do tří podkategorií:
1. záležitosti, které v každém okamžiku přehodnocujeme (např další kroky a projekty)
2. záležitosti, které zhodnocujeme jedenkrát za týden
3. hodnocení z hlediska tzv. úrovní soustředění

5. Engage – Udělej

Podle Davida Allena je důležité si pro tento krok stanovit systém, podle kterého se budeme rozhodovat o tom, co budeme dělat nejdříve.

Existují 4 priority, podle kterých se můžeme rozhodovat:
• priorita záležitosti
• kontext, v němž se nacházíme
• kolik času máme k dispozici
• kolik nám zbývá energie

Model přirozeného plánování

Tento model spočívá v tom, že se musíme zamyslet nad tím, proč něco děláme (tzn. definovat náš záměř), představit si, jak by měla práce ve výsledku vypadat, přemýšlet o různých možnostech provedení činnosti (tzv. brainstorming), vybrat nejlepší možný způsob a nakonec přijít na jednotlivé kroky, kterými se dostaneme k cíli.

Úrovně soustředění

Úrovně soustředění jsme již zmínili ve čtvrtém kroku.

David Allen tyto úrovně rozlišuje podle tzv. letové hladiny:
1. „činnosti na vzletové dráze“ – konkrétní činnosti, další kroky
2. „činnosti na hladině 10 000 stop – aktuální projekty
3. „činnosti na hladině 20 000 stop“ – oblasti, za které zodpovídáme
4. „činnosti na hladině 30 000 – 50 000 stop“ – cíle a vize na dalších 2-5 let a životní cíle a poslání člověka